Linee guida per l'adozione del tuo atteggiamento nella scrittura professionale

Nelle e-mail, nelle lettere e nei rapporti professionali, enfatizzare ciò che i lettori vogliono o devono sapere è probabile che generi buona volontà e porti a risultati positivi. Nella scrittura professionale, il "voi atteggiamento "significa guardare un argomento dal punto di vista del lettore (" tu ") anziché dal nostro (" io "):

• Me Attitude: Ho richiesto che il tuo ordine venga spedito oggi.
• Attitudine: Riceverai il tuo ordine entro mercoledì.

Il "voi atteggiamento "è più che una questione di gioco con i pronomi o anche di suonare bene. Sono buoni affari.

Che vantaggio ne ricavo?

Mettiti al posto del lettore e pensa al tipo di email e lettere che voi piace ricevere. Come cliente o cliente, la maggior parte di noi ha a cuore i propri interessi, ovvero "cosa c'è dentro per me?" Questa prospettiva è così diffusa che è spesso abbreviata in WIIFM, ed è l'argomento di molti articoli e conferenze per rappresentanti di vendita e esperti di marketing.

Quando gli scrittori aziendali si rivolgono per primi all'interesse personale dei loro clienti o dei loro clienti, c'è una maggiore probabilità che:

• Il messaggio verrà effettivamente letto
• Il lettore si sentirà curato come risultato della lettura del messaggio
• Il messaggio contribuirà a creare una relazione commerciale / cliente più forte

Al contrario, un messaggio creato dalla prospettiva di "me" (il business) trascura l'interesse del cliente. Di conseguenza, è probabile che crei maggiore distanza tra azienda e cliente.

Cinque linee guida per scrivere con "You Attitude"

• Stabilisci una buona relazione rispettosa con i tuoi lettori rivolgendoti direttamente a loro, scrivendo con la voce attiva e usando la seconda persona (voi il vostro, e il tuo), non solo il primo (Io, io, mio, noi, noi, e nostro).
• Cerca di entrare in empatia con i tuoi lettori. Chiedilo a te stesso: cosa vogliono, cosa devono sapere, e cosa c'è dentro per loro?
• Invece di concentrarti sul tuo prodotto, servizio o te stesso, sottolinea come lettori trarrà vantaggio dalla conformità con il tuo messaggio.
• Guadagna il rispetto dei tuoi lettori essendo cortese, pieno di tatto e gentile.
• E infine, se sei mai tentato di scrivere "dovrebbe essere ovvio", soffocare l'impulso.

Confronto tra "Me Attitude" e "You Attitude"

La scrittura "Me attitude" inizia con le esigenze dell'azienda piuttosto che con le esigenze del cliente. Ad esempio, confronta queste due descrizioni della stessa situazione:

• Al fine di completare il nostro inventario in tempo, chiuderemo presto il 14 dicembre. Si prega di pianificare lo shopping presto quel giorno.
• Ti invitiamo a fare acquisti all'inizio del 14 dicembre in modo da poter soddisfare le tue esigenze prima della chiusura anticipata.

Nel primo caso, lo scrittore chiede ai clienti di aiutare il business facendo acquisti in anticipo. Nel secondo caso, lo scrittore sta invitando i clienti a ottenere i prodotti e l'assistenza clienti di cui hanno bisogno acquistando in anticipo. Sebbene le informazioni comunicate siano le stesse in entrambi i casi (chiuderemo presto), il messaggio è completamente diverso.