Come formattare e scrivere una semplice lettera commerciale

Le persone scrivono lettere commerciali ed e-mail per una serie di motivi come la richiesta di informazioni, lo svolgimento di transazioni, la sicurezza del lavoro e così via. Una corrispondenza aziendale efficace deve essere chiara e concisa, rispettosa nei toni e formattata correttamente. Abbattendo una lettera commerciale nei suoi componenti di base, puoi imparare a comunicare in modo efficace e migliorare le tue abilità di scrittore.

Le basi

Una tipica lettera commerciale contiene tre sezioni, un'introduzione, un corpo e una conclusione. 

1. L'introduzione: L'introduzione indica a chi si sta rivolgendo lo scrittore. Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci o che hai incontrato solo brevemente, l'introduzione può anche essere una breve ragione del motivo per cui stai scrivendo. In genere, l'introduzione è solo una frase o due di lunghezza.
2. Il corpo: Il corpo delle lettere è il luogo in cui dichiari la tua attività. Questa sezione può essere breve come poche frasi o più paragrafi. Tutto dipende dal grado di dettaglio necessario per descrivere l'argomento in questione.
3. La conclusione: La conclusione è la sezione finale in cui chiamerai per azioni future. Questa può essere un'occasione per parlare di persona, per richiedere informazioni aggiuntive o per condurre una transazione. Come l'introduzione, questa sezione non dovrebbe essere altro che una frase o due e deve chiarire cosa vorresti dalla persona che legge la tua lettera.

L'introduzione

Il tono dell'introduzione dipende dalla tua relazione con il destinatario della lettera. Se stai contattando un caro amico o un collega di lavoro, è accettabile usare il loro nome. Ma se stai scrivendo a qualcuno che non conosci, è meglio indirizzarli formalmente nel saluto. Se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, usa il loro titolo o una forma generale di indirizzo.

Qualche esempio:

• Gentile direttore del personale
• Gentile signore o signora
• Caro Dr., Mr., Mrs., Ms. (Cognome)
• Caro Frank (usa questo se la persona è un contatto di lavoro o un amico)

Scrivere a una persona specifica è sempre preferito. In generale, usa Mr. quando si rivolge a uomini e Ms. per donne nel saluto. Utilizzare il titolo di Dottore solo per coloro che fanno parte della professione medica. Mentre dovresti sempre iniziare una lettera commerciale con la parola "Gentile", farlo è un'opzione per le e-mail aziendali, che sono meno formali.

Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci o che hai incontrato solo di passaggio, potresti voler seguire il saluto fornendo un contesto per il motivo per cui stai contattando quella persona.

Qualche esempio:

• Con riferimento alla tua pubblicità sul Times ...
• Ieri sto seguendo la nostra telefonata.
• Grazie per la tua lettera del 5 marzo.

Il corpo

La maggior parte di una lettera commerciale è contenuta nel corpo. Qui è dove lo scrittore afferma la sua ragione di corrispondenza. Per esempio: 

• Sto scrivendo per informarmi sulla posizione pubblicata in The Daily Mail.
• Sto scrivendo per confermare i dettagli della spedizione sull'ordine n. 2346.
• Sto scrivendo per scusarmi per le difficoltà che hai incontrato la scorsa settimana presso la nostra filiale.

Dopo aver dichiarato il motivo generale per la scrittura della lettera commerciale, utilizzare l'organismo per fornire ulteriori dettagli. Ad esempio, potresti inviare a un cliente documenti importanti da firmare, scusarti con un cliente per un servizio scadente, richiedere informazioni da una fonte o altri motivi. Qualunque sia la ragione, ricorda di usare un linguaggio cortese ed educato.

Per esempio:

• Le sarei grato di incontrarti la prossima settimana.
• Avresti forse tempo per un incontro la prossima settimana?
• Sarei felice di darvi un tour della nostra struttura questo mese prossimo.
• Purtroppo, dovremo rimandare l'incontro fino al 1 giugno.
• In allegato troverai una copia del contratto. Si prega di firmare dove indicato.