Cosa sono i rapporti commerciali e tecnici?

Una relazione è un documento che presenta informazioni in un formato organizzato per un pubblico e uno scopo specifici. Sebbene i riassunti dei rapporti possano essere consegnati per via orale, i rapporti completi sono quasi sempre sotto forma di documenti scritti.

In "Rapporti commerciali contemporanei",Kuiper e Clippinger definiscono i rapporti commerciali come "presentazioni organizzate e obiettive di osservazioni, esperienze o fatti utilizzati nel processo decisionale".

Sharma e Mohan definiscono un rapporto tecnicocome "una dichiarazione scritta dei fatti di una situazione, progetto, processo o prova; come sono stati accertati questi fatti; il loro significato; le conclusioni che sono state tratte da essi; e [in alcuni casi] le raccomandazioni che vengono fatte" in "Corrispondenza commerciale e stesura di rapporti."

I tipi di rapporti includono memo, verbali, rapporti di laboratorio, rapporti sui libri, rapporti sui progressi, rapporti di giustificazione, rapporti di conformità, rapporti annuali e politiche e procedure.

osservazioni

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke e Mary John O'Hair, "Comunicazione commerciale: un quadro per il successo"

"I report possono svolgere quattro funzioni diverse e talvolta correlate. Possono essere utilizzati come controlli per garantire che tutti i dipartimenti funzionino correttamente, fornire informazioni, fornire un'analisi e convincere gli altri ad agire".

Caratteristiche di rapporti efficaci

Shirley Kuiper e Dorinda Clippinger, "Contemporary Business Reports"

"Le relazioni efficaci sono comprese dal lettore come intendeva lo scrittore e influenzano il lettore ad agire come lo scrittore desiderato. Gli obiettivi dello scrittore hanno più probabilità di essere raggiunti se corrispondono ai bisogni e agli obiettivi del lettore. Un rapporto efficace è empatico, accurato, completo, conciso e chiaro. Soprattutto, un rapporto efficace presenta informazioni eticamente. "

Warren Buffet su come comunicare con un pubblico

Warren Buffet, Prefazione a "Un semplice manuale inglese"

"Un suggerimento non originale ma utile: scrivi pensando a una persona specifica. Quando scrivo il rapporto annuale del Berkshire Hathaway, faccio finta di parlare con le mie sorelle. Non ho problemi a immaginarle: sebbene altamente intelligenti non sono esperti di contabilità o Finanza. Capiranno l'inglese semplice, ma il gergo potrebbe risolverli. Il mio obiettivo è semplicemente quello di fornire loro le informazioni che vorrei che mi fornissero se le nostre posizioni fossero invertite. Per avere successo, non ho bisogno di essere Shakespeare; Devo , tuttavia, ho un sincero desiderio di informare ".

Rapporti lunghi e brevi

John M. Lannon, "Comunicazione tecnica"

"Nel mondo professionale, i decisori si basano su due grandi tipi di rapporti: alcuni rapporti si concentrano principalmente su informazione ("quello che stiamo facendo ora", quello che abbiamo fatto il mese scorso ", quello che il nostro sondaggio sui clienti ha rilevato," cosa è successo alla riunione del dipartimento "). Ma oltre a fornire semplicemente informazioni, molti rapporti includono anche analisi ("cosa significano queste informazioni per noi," quali linee di azione dovrebbero essere prese in considerazione, "cosa raccomandiamo e perché").

"Per ogni rapporto lungo (formale), innumerevoli rapporti brevi (informali) portano a decisioni informate su questioni diverse come le sedie da ufficio più comode da acquistare per il miglior reclutamento da assumere per la formazione manageriale. A differenza dei rapporti lunghi, la maggior parte dei rapporti brevi non richiedono pianificazione estesa, sono rapidamente preparati, contengono informazioni di base scarse o assenti e non hanno argomenti di prima o fine (frontespizio, sommario, glossario, ecc.) Ma nonostante la loro concisione, brevi resoconti forniscono le informazioni e le analisi di cui i lettori hanno bisogno ".

fonti

Kuiper, Shirley. "Rapporti commerciali contemporanei". Dorinda Clippinger, 5a edizione, Cengage Learning, 6 febbraio 2012.