A causa dell'elevato livello di interazione tra paesi nel nostro mondo interconnesso odierno, uffici diplomatici, come ambasciate e consolati, sono necessari in ciascun paese per aiutare e consentire che tali interazioni avvengano. Gli ambasciatori sono i rappresentanti del governo del loro paese all'estero nelle questioni tra i due paesi. Questi uffici forniscono anche servizi per potenziali emigranti e viaggiatori internazionali. Sebbene i termini ambasciata e consolato sono spesso usati in modo intercambiabile, i due sono diversi.
Un'ambasciata è più grande e più importante di un consolato ed è descritta come una missione diplomatica permanente, che si trova generalmente nella capitale di un paese. Ad esempio, l'ambasciata degli Stati Uniti in Canada si trova a Ottawa, in Ontario. Le capitali come Ottawa, Washington, D.C. e Londra ospitano quasi 200 ambasciate ciascuna.
Un'ambasciata è responsabile della rappresentanza del paese di origine, della gestione delle principali questioni diplomatiche (come i negoziati) e della tutela dei diritti dei cittadini all'estero. L'ambasciatore è il massimo funzionario dell'ambasciata e funge da capo diplomatico e portavoce del governo locale. Gli ambasciatori sono in genere nominati dal più alto livello del governo locale. Negli Stati Uniti, gli ambasciatori sono nominati dal presidente e confermati dal Senato.
Di solito, se un paese riconosce un altro come sovrano, viene istituita un'ambasciata per mantenere le relazioni estere e fornire assistenza ai cittadini in viaggio.
Al contrario, un consolato è una versione più piccola di un'ambasciata e si trova generalmente nelle maggiori città turistiche di un paese, ma non nella capitale. In Germania, ad esempio, i consolati degli Stati Uniti si trovano in città come Francoforte, Amburgo e Monaco, ma non nella capitale Berlino. L'ambasciata si trova a Berlino.
I consolati (e il loro diplomatico capo, il console) gestiscono questioni diplomatiche minori come il rilascio di visti, il supporto nelle relazioni commerciali e la cura di migranti, turisti ed espatriati.
Inoltre, gli Stati Uniti dispongono di posti di presenza virtuale (VPP) per aiutare le persone di tutto il mondo a conoscere gli Stati Uniti e le aree in cui è focalizzato il VPP. Questi sono stati creati in modo che gli Stati Uniti potessero essere presenti in aree importanti senza essere fisicamente presenti. Le aree con i VPP non hanno uffici e personale permanenti e sono gestite da altre ambasciate. Alcuni esempi di VPP includono il VPP Santa Cruz in Bolivia, il VPP Nunavut in Canada e il VPP Chelyabinsk in Russia. Ci sono circa 50 VPP in tutto il mondo.
Sebbene possa sembrare semplice che i consolati si trovino in città turistiche più grandi e le ambasciate nelle capitali, questo non è il caso di ogni caso nel mondo.
Uno di questi casi unici è Gerusalemme. Sebbene sia la capitale e la città più grande di Israele, nessun paese ha avuto la sua ambasciata lì fino a quando il presidente Donald Trump non ha deciso di spostare lì l'ambasciata americana nel 2018. Invece, la maggior parte delle ambasciate israeliane sono a Tel Aviv perché la maggior parte della comunità internazionale non riconosce Gerusalemme come capitale. Tel Aviv è identificata come la capitale perché fu la capitale temporanea di Israele durante il blocco arabo di Gerusalemme nel 1948. Gerusalemme rimane sede di molti consolati.
Pochi paesi hanno un'ambasciata ufficiale a Taiwan per stabilire una rappresentanza a causa dell'incertezza dello status politico di Taiwan per quanto riguarda la Cina continentale, la Repubblica popolare cinese. Pertanto, gli Stati Uniti, il Regno Unito e molti altri paesi non riconoscono Taiwan come indipendente perché è stato rivendicato dalla RPC.
Invece, gli Stati Uniti e il Regno Unito hanno uffici di rappresentanza non ufficiali a Taipei in grado di gestire questioni come il rilascio di visti e passaporti, assistenza a cittadini stranieri, scambi commerciali e mantenimento di relazioni culturali ed economiche. L'American Institute di Taiwan è l'organizzazione privata che rappresenta gli Stati Uniti a Taiwan e l'ufficio commerciale e culturale britannico compie la stessa missione per il Regno Unito lì.
Non tutti i paesi stranieri riconoscono il Kosovo come indipendente (alla fine del 2017, 114 do), e solo 22 hanno stabilito ambasciate nella sua capitale di Pristina. Ci sono anche molti altri consolati e altri incarichi diplomatici nel paese. Ha 26 ambasciate all'estero e 14 consolati.