10 suggerimenti per la modifica di scrittori aziendali

Come la vita stessa, la scrittura a volte può essere disordinata, frustrante e difficile. Ma puoi rendere la tua vita lavorativa un po 'più semplice modificando con questi principi in mente. È semplice: se stai scrivendo un messaggio di posta elettronica a due righe o un rapporto di 10 pagine, anticipa le esigenze dei tuoi lettori e ricorda le quattro C: Sii chiaro, conciso, rispettoso e corretto.

Usa questi 10 suggerimenti rapidi per imparare come:

1. Adotta il "tuo atteggiamento".

Questo significa guardare un argomento dal punto di vista dei tuoi lettori, sottolineando cosa essi vuoi o devi sapere.

• Esempio: Ho richiesto che il tuo ordine sia spedito oggi.
• Revisione: Riceverai il tuo ordine entro mercoledì.

2. Concentrarsi sul vero soggetto.

Non seppellire una parola chiave facendola cadere in una frase che segue un argomento debole.

• Esempio: L'implementazione della nuova campagna di marketing inizierà il 1 ° giugno.
• Revisione: La nuova campagna di marketing inizierà il 1 giugno.

3. Scrivere attivamente, non passivamente.

Ovunque sia appropriato, metti in primo piano il soggetto e fallo fare qualcosa. La voce attiva generalmente funziona meglio del passivo perché è più diretto, più conciso e più facile da capire. (Ma non sempre.)

• Esempio: La tua proposta è stata esaminata nel corso della nostra riunione del 1 ° aprile ed è stata immediatamente inviata agli sviluppatori.
• Revisione: Abbiamo esaminato la tua proposta il 1 ° aprile e l'abbiamo immediatamente inviata agli sviluppatori.

4. Taglia parole e frasi non necessarie.

Le espressioni voluminose possono distrarre i lettori, quindi riduci il disordine.

• Esempio: Sto scrivendo questa nota perché voglio ringraziarvi molto per aver organizzato l'open house che si è tenuta giovedì scorso.
• Revisione: Grazie mille per aver organizzato l'open house di giovedì scorso.

5. Ma non tralasciare le parole chiave.

Essere chiaro oltre che conciso, a volte è necessario Inserisci una parola o due.

• Esempio: Il capannone di stoccaggio è il primo passo.
• Revisione: Il primo passo è sbloccare lo spazio di archiviazione.

6. E non dimenticare le tue maniere.

Ecco dove siamo premuroso entra. Se dici "per favore" e "grazie" quando parli con i colleghi, includi anche quelle parole nelle tue e-mail.

• Esempio: Inviami il rapporto sul gergo prima di tornare a casa.
• Revisione: Per favore, inviami il rapporto sul gergo prima di tornare a casa.

7. Evita espressioni obsolete.

A meno che non ti piaccia sembrare soffocante nella stampa, stai lontano dalle parole e dalle frasi che lo sono mai utilizzato nella conversazione "allegato", "questo è per consigliarti", "secondo la vostra richiesta".

• Esempio: In allegato con il vostro riferimento è una versione duplicata dell'atto di cui sopra.
• Revisione: Ho allegato una copia dell'atto.

8. Metti un tappo alle parole di moda e alle parole d'ordine.

Le espressioni alla moda tendono a consumare il loro benvenuto veloce. Idem per il gergo aziendale. Fai del tuo meglio per scrivere come un umano.

• Esempio: Alla fine della giornata, la linea di fondo è che dovremmo facilitare le opportunità per i dipendenti di fornire input sulle migliori pratiche.
• Revisione: Incoraggiamo le persone a dare suggerimenti.

9. Decomprimere i modificatori.

stacking significa accumulare modificatori prima di un sostantivo, l'equivalente verbale di un ingorgo. Le stringhe di nomi lunghi possono salvare una o due parole, ma possono anche confondere i tuoi lettori.

• Esempio: Telecamera telescopica spaziale a largo campo per la definizione di strumenti per telecamere planetarie a squadre caricate a terra (da Nuovo scienziato, citato da Matthew Lindsay Stevens in Sottigliezze di stile scientifico, 2007)
• Revisione: huh?

10. E, naturalmente, correzione di bozze.

Finalmente c'è correttezza: assicurati sempre di controllare il tuo lavoro, non importa quanto pensi di essere arrivato alle altre Cs.

• Esempio:: Quando hai fretta, è molto facile lasciare le parole.
• Revisione: Quando hai fretta, è molto facile lasciare fuori le parole.