10 consigli su come scrivere un'e-mail migliore e più professionale

Nonostante la popolarità dei messaggi di testo e dei social media, l'e-mail rimane la forma più comune di comunicazione scritta nel mondo degli affari e la più comunemente maltrattata. Troppo spesso, i messaggi di posta elettronica scattano, ringhiano e abbaiano, come se essere concisi significasse che dovevi sembrare prepotente. Non così.

Considera questo messaggio di posta elettronica recentemente inviato a tutto il personale di un grande campus universitario:

È tempo di rinnovare le decalcomanie di parcheggio della tua facoltà / personale. Sono necessarie nuove decalcomanie entro il 1 ° novembre. Le regole e i regolamenti per il parcheggio richiedono che tutti i veicoli guidati nel campus debbano mostrare l'attuale decalcomania.

Schiaffeggiare un "Ciao!" di fronte a questo messaggio non risolve il problema. Aggiunge solo un'aria falsa di malumore.

Invece, considera quanto più bella e più corta - e probabilmente più efficace - l'e-mail sarebbe se aggiungessimo semplicemente un "per favore" e ci rivolgessimo direttamente al lettore:

Rinnova le decalcomanie per il parcheggio della tua facoltà / personale entro il 1 ° novembre.

Naturalmente, se l'autore dell'e-mail avesse davvero tenuto a mente i lettori, avrebbero potuto includere un'altra utile notizia: un indizio su come e dove rinnovare le decalcomanie. Usando l'e-mail sulle decalcomanie di parcheggio come esempio, prova a incorporare questi suggerimenti nella tua scrittura per e-mail migliori, più chiare ed efficaci:

1. Compila sempre la riga dell'oggetto con un argomento che significhi qualcosa per il tuo lettore. Non "Decalcomanie" o "Importante!" ma "Scadenza per le nuove decalcomanie di parcheggio".
2. Inserisci il tuo punto principale nella frase di apertura. La maggior parte dei lettori non resterà in attesa di un finale a sorpresa.
3. Non iniziare mai un messaggio con un vago "Questo" -come in "Questo deve essere fatto entro le 5:00". Specifica sempre di cosa stai scrivendo.
4. Non usare TUTTI I CAPITALI (non gridare!) O tutte le lettere minuscole (a meno che tu non sia il poeta E. E. Cummings).
5. Come regola generale, PLZ evita di parlare di testo (abbreviazioni e acronimi): potresti essere ROFLOL (rotolando sul pavimento ridendo a crepapelle), ma il tuo lettore potrebbe rimanere meravigliato su WUWT (che succede).
6. Sii breve e educato. Se il tuo messaggio dura più di due o tre brevi paragrafi, considera (a) di ridurre il messaggio o (b) di fornire un allegato. Ma in ogni caso, non rompere, ringhiare o abbaiare.
7. Ricorda di dire "per favore" e "grazie". E dire sul serio. Ad esempio, "Grazie per aver capito perché sono state eliminate le pause pomeridiane" è banale e meschino. Suo non gentile.
8. Aggiungi un blocco di firma con le informazioni di contatto appropriate (nella maggior parte dei casi, il tuo nome, indirizzo commerciale e numero di telefono, insieme a una dichiarazione di non responsabilità legale se richiesta dalla tua azienda). Fai bisogno ingombrare il blocco firma con una citazione intelligente e opere d'arte? Probabilmente no.
9. Modifica e correggi le bozze prima di premere "invia". Potresti pensare di essere troppo occupato per sudare le piccole cose, ma sfortunatamente, il tuo lettore potrebbe pensare di essere un idiota negligente.
10. Infine, rispondi prontamente a messaggi seri. Se hai bisogno di più di 24 ore per raccogliere informazioni o prendere una decisione, invia una breve risposta spiegando il ritardo.