Il ruolo di un destinatario nella comunicazione chiara ed efficace è importante

Nel processo di comunicazione, il "destinatario" è l'ascoltatore, il lettore o l'osservatore, ovvero l'individuo (o il gruppo di individui) a cui è diretto un messaggio. Il ricevitore è anche chiamato "pubblico" o decodificatore.

La persona che avvia un messaggio nel processo di comunicazione si chiama "mittente". In parole povere, un messaggio "efficace" è un messaggio ricevuto nel modo previsto dal mittente. Possono sorgere problemi ad entrambe le estremità che impediscono al messaggio previsto di arrivare al destinatario.

Il messaggio e potenziali problemi

Ad esempio, Paige fa una domanda a Bill verbalmente. Il messaggio viaggia attraverso l'aria, il "canale", fino alle orecchie di Bill. Lui risponde. Paige è il mittente, la domanda è il messaggio, e Bill è il destinatario e dà un feedback a Paige rispondendo alla domanda.

Esistono una miriade di aree e modi in cui potrebbero sorgere problemi anche in questo breve scambio. Se sussurra Paige, Bill potrebbe non sentirlo. Forse ne ascolta solo una parte e risponde a una domanda che non è stata effettivamente posta, quindi Paige è confusa. Forse c'è rumore di sottofondo o la domanda non è chiara. Se Bill è distratto da qualcosa e non presta attenzione, potrebbe mancare alcune delle parole e rispondere in modo inappropriato o potrebbe mancare completamente la domanda in modo che lo scambio debba ricominciare. Se non sta guardando Paige quando pone la domanda, gli mancherebbe qualsiasi linguaggio del corpo che fornisca il sottotesto alla domanda.

Se Paige invia un'e-mail o un messaggio di testo a Bill, potrebbero sorgere problemi perché Bill non ha il linguaggio del corpo o il tono di voce di Paige da interpretare, il che potrebbe aggiungere informazioni al messaggio. La correzione automatica potrebbe aver inserito errori nel testo o un punto interrogativo mancante potrebbe far sembrare una domanda come un'affermazione.

Questi sono tutti ostacoli alla comunicazione efficace. Il grado di efficacia è determinato da quanto del messaggio è compreso dal destinatario.

Decodifica del messaggio

Nel libro "Business Communication", gli autori Carol M. Lehman e Debbie D. DuFrene lo espongono in questo modo:

"Il compito del destinatario è quello di interpretare il messaggio del mittente, sia verbale che non verbale, con la minima distorsione possibile. Il processo di interpretazione del messaggio è noto come decodifica. Poiché parole e segnali non verbali hanno significati diversi per persone diverse, possono verificarsi innumerevoli problemi a questo punto nel processo di comunicazione:

"Il mittente codifica inadeguatamente il messaggio originale con parole non presenti nel vocabolario del destinatario; idee ambigue, non specifiche; o segnali non verbali che distraggono il destinatario o contraddicono il messaggio verbale.

• Il destinatario è intimidito dalla posizione o dall'autorità del mittente, con conseguente tensione che impedisce un'efficace concentrazione sul messaggio e mancata richiesta di chiarimenti necessari.
• Il destinatario considera l'argomento troppo noioso o difficile da capire e non tenta di comprendere il messaggio.
• Il destinatario è affettuoso e non ricettivo nei confronti di idee nuove e diverse.

"Con il numero infinito di guasti possibili in ogni fase del processo di comunicazione, è davvero un miracolo che avvenga una comunicazione efficace".

Anche l'ambiente o lo stato emotivo del ricevente possono influire sulla decodifica del messaggio, ad esempio distrazioni nella stanza, disagio da parte del ricevente o stress o ansia che consentono al ricevente di inserire un sottotesto che il mittente non intendeva . La conoscenza dei contesti sociali o culturali può impedire al destinatario di raccogliere segnali o rispondere in modo appropriato. Anche i contesti relazionali possono colorare un messaggio, poiché i messaggi di amici intimi potrebbero essere ricevuti in modo diverso rispetto a un messaggio di un supervisore del lavoro.

Importanza del feedback

Quando non è chiaro al mittente che la comprensione è avvenuta da parte del destinatario, la comunicazione continua, ad esempio, attraverso domande di follow-up di entrambe le parti, ulteriori discussioni o il mittente che fornisce esempi, riformula le informazioni o altri mezzi di chiarimento per ottenere il mittente e il destinatario sulla stessa cosiddetta "lunghezza d'onda". In una presentazione, il mittente potrebbe mostrare grafici o immagini per rendere più chiaro il punto al pubblico o al lettore.

Più segnali e canali ha il ricevitore ed è aperto alla ricezione è spesso migliore; ad esempio, può essere facile fraintendere il tono o il sottotesto in un'e-mail o in un messaggio di testo, mentre lo stesso messaggio verrebbe visualizzato chiaramente se il destinatario ascolta la voce della persona o sta parlando con loro faccia a faccia. 

Nel libro "Pianificazione, attuazione e valutazione di programmi di comunicazione mirata", gli autori Gary W. Selnow e William D. Crano notano che il linguaggio e il tono del corpo non sono solo comunicazione da parte del mittente: "Il feedback in ambito interpersonale fornisce un conto corrente della ricezione di un messaggio da parte di un destinatario. Indizi evidenti come domande dirette mostrano quanto bene un destinatario stia elaborando le informazioni. Ma anche sottili indicatori possono fornire informazioni. Ad esempio lo sbadiglio di un destinatario, il silenzio quando si prevedono commenti o espressioni la noia suggerisce che potrebbero essere in funzione cancelli di esposizione selettiva. "