Lettere di reclamo di scrittura di affari

Una lettera di reclamoè una lettera persuasiva inviata da un cliente a un'azienda o agenzia per identificare un problema con un prodotto o servizio e può anche essere indicata come lettera di reclamo. 

In genere, una lettera di reclamo si apre (e talvolta si chiude) con una richiesta di rettifiche, come un rimborso, una sostituzione o un pagamento per danni, sebbene possa essere preferito un cordiale paragrafo di apertura sulla transazione o sul prodotto.

Come metodo di scrittura commerciale, le lettere di reclamo vengono inviate come forma di comunicazione legalmente vincolante che può servire come prova se un reclamo viene portato in tribunale. Nella maggior parte dei casi, le comparizioni giudiziarie non sono richieste perché il destinatario dell'attività in genere redige una risposta sotto forma di lettera di rettifica, che risolve il reclamo.

Elementi principali di una lettera di reclamo

La maggior parte dei professionisti e degli studiosi concorda sul fatto che una lettera di richiesta di risarcimento di base dovrebbe includere quattro elementi fondamentali: una chiara spiegazione del reclamo, una spiegazione di quale conflitto ha causato o le perdite subite a causa di esso, un appello all'onestà e all'equità e una dichiarazione di ciò che considereresti un giusto adeguamento in cambio.

La precisione nella spiegazione è fondamentale per la risoluzione del reclamo in modo rapido ed efficace, quindi uno scrittore di reclamo dovrebbe fornire tutti i dettagli sulla difettosità di un prodotto o sull'errore nel servizio ricevuto, tra cui data e ora, l'importo è costo e ricevuta o ordine numero e qualsiasi altro dettaglio che aiuti a definire esattamente cosa è andato storto.

L'inconveniente che questa colpa ha causato e un appello all'umanità e alla compassione del lettore sono ugualmente importanti per ottenere ciò che lo scrittore vuole ottenere dall'affermazione. Ciò fornisce al lettore la motivazione di agire prontamente sulla richiesta dello scrittore al fine di rettificare la situazione e mantenere il cliente come cliente.

Come R.C. Krishna Mohan scrive in "Corrispondenza commerciale e stesura di rapporti" che al fine di "garantire una risposta rapida e soddisfacente, di solito viene inviata una lettera di reclamo al capo dell'unità o al dipartimento responsabile dell'errore". 

Suggerimenti per una lettera efficace

Il tono della lettera dovrebbe essere mantenuto almeno a livello aziendale, se non formale, al fine di mantenere una professionalità alla richiesta. Inoltre, lo scrittore dovrebbe scrivere il reclamo supponendo che la richiesta sarà accolta al momento del ricevimento.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar e David A. Thomas scrivono in "Come scrivere una corrispondenza commerciale di prima classe" che dovresti "presentare il tuo reclamo in modo accurato e sensibile" e che è meglio "evitare minacce, accuse o velati suggerimenti su cosa farai se la questione non viene risolta prontamente. "

La gentilezza fa molta strada nel mondo del servizio clienti, quindi è meglio fare appello all'umanità del destinatario dichiarando come il problema ti ha colpito personalmente piuttosto che minacciare di boicottare la società o calunniarne il nome. Gli incidenti accadono e gli errori vengono fatti - non c'è motivo di essere incivili.