Organizza i tuoi file di genealogia digitale

Se usi un computer nella tua ricerca genealogica - e chi no! - allora probabilmente hai una grande raccolta di file di ricerca digitale. Foto digitali, registri o testamenti scaricati, documenti scansionati, e-mail ... Se sei come me, però, finiscono per sparpagliarsi in varie cartelle sul tuo computer, nonostante i tuoi sforzi. Questo può davvero complicare le cose quando è necessario individuare una foto specifica o rintracciare un'e-mail.

Come per qualsiasi progetto di organizzazione, esistono diversi modi per organizzare i file di genealogia digitale. Inizia pensando al modo in cui lavori e ai tipi di file che raccogli nel corso della tua ricerca genealogica.

Ordina i tuoi file

I file di genealogia digitale sono più facili da organizzare se li si ordina per tipo. Passa un po 'di tempo a cercare nei file del tuo computer qualsiasi cosa sia legata alla genealogia.

• Cerca nella cartella Documenti (o Documenti) e nelle sottocartelle i file di testo, le foto, i file scaricati e altri documenti genealogici. Usa il tuo esploratore di file (ad esempio Esplora risorse, Finder) per cercare documenti usando parole chiave come cognomi, tipi di record, ecc. Sono disponibili anche numerosi strumenti di ricerca di file gratuiti che offrono funzionalità di ricerca aggiuntive.
• Controlla Le mie foto o un'altra cartella in cui memorizzi le tue foto per eventuali foto o documenti digitali o digitalizzati. Puoi anche cercare usando estensioni di file di immagine comuni come .jpg, .png o .tiff.
• Apri il tuo programma software di genealogia per sapere dove memorizza i suoi file correlati. Potrebbero trovarsi nella stessa cartella del programma software di genealogia (spesso in Programmi). Ciò può includere il file del software di genealogia, nonché eventuali report creati, foto o documenti importati nel programma software.
• Se hai scaricato dei file, questi potrebbero trovarsi in una cartella Download o in modo simile.
• Apri il tuo programma di posta elettronica e cerca anche le email relative alla genealogia. Questi sono spesso più facili da organizzare se li copi e li incolli in un documento di elaborazione testi o nel tuo software di genealogia.

Una volta individuati i tuoi file di genealogia digitale hai una serie di scelte. Puoi scegliere di lasciarli nelle loro posizioni originali e creare un registro dell'organizzazione per tenere traccia dei file, oppure puoi copiarli o spostarli in una posizione più centrale.
 

Registra i tuoi file di genealogia digitale

Se preferisci lasciare i tuoi file nelle loro posizioni originali sul tuo computer, o se sei solo il tipo super organizzato, un registro potrebbe essere la strada da percorrere. Questo è un metodo semplice da mantenere perché non devi davvero preoccuparti di dove finiscono le cose sul tuo computer - ne prendi nota. Un registro file digitale consente di semplificare il processo di individuazione di una particolare fotografia, documento digitalizzato o altro file genealogico.

Utilizzare la funzione tabella nel programma di elaborazione testi o in un foglio di calcolo come Microsoft Excel per creare un registro per i file della genealogia. Includi colonne per quanto segue:

• nome del file (compresa la sua estensione) e data
• posizione sul tuo computer
• una breve descrizione del file
• nomi delle persone principali o delle aree geografiche nel file
• posizione fisica del documento o della foto originale (se applicabile).

Se si esegue il backup dei file digitali su DVD, unità USB o altri supporti digitali, includere il nome / numero e la posizione fisica di tale supporto nella colonna della posizione del file.
 

Riorganizza i file sul tuo computer

Se un registro file è troppo difficile da mantenere per te o non soddisfa tutte le tue esigenze, un altro metodo per tenere traccia dei tuoi file di genealogia digitale è riorganizzarli fisicamente sul tuo computer. Se non ne hai già uno, crea una cartella chiamata Genealogia o Ricerca familiare per contenere tutti i tuoi file genealogici. Ho il mio come sottocartella nella mia cartella Documenti (anche il backup sul mio account Dropbox). Nella cartella Genealogia, puoi creare sottocartelle per luoghi e cognomi che stai cercando. Se si utilizza un determinato sistema di archiviazione fisico, è possibile seguire la stessa organizzazione sul computer. Se si dispone di un numero elevato di file in una determinata cartella, è possibile scegliere di creare un altro livello di sottocartelle organizzate per data o tipo di documento. Ad esempio, ho una cartella per la mia ricerca OWENS. All'interno di questa cartella ho una sottocartella per le foto e le sottocartelle per ogni contea in cui sto cercando questa famiglia. All'interno delle cartelle della contea, ho sottocartelle per i tipi di record, nonché una cartella principale "Ricerca" in cui mantengo le mie note di ricerca. La cartella Genealogia sul tuo computer è anche un buon posto per conservare una copia di backup del tuo software di genealogia, anche se dovresti anche tenere offline una copia di backup aggiuntiva.

Mantenendo i file della genealogia in una posizione centrale sul computer, è più facile individuare rapidamente importanti ricerche. Semplifica anche il backup dei file di genealogia.
 

Utilizzare software progettato per l'organizzazione

Un'alternativa al metodo fai-da-te consiste nell'utilizzare un programma progettato per organizzare i file del computer.

Clooz 
Un programma di organizzazione progettato specificamente per i genealogisti, Clooz viene definito un "casellario elettronico". Il software include modelli per l'immissione di informazioni da una varietà di documenti genealogici standard come documenti di censimento, nonché foto, corrispondenza e altri documenti genealogici. Se lo desideri, puoi importare e allegare una copia digitale della foto o del documento originale a ciascun modello. È possibile generare rapporti per mostrare tutti i documenti contenuti in Clooz per un individuo o tipo di record specifico.

Software per album di foto 
Se le tue foto digitali sono sparse sul tuo computer e su una raccolta di DVD o unità esterne, un organizzatore di foto digitali come Adobe Photoshop Elements o Google Foto può venire in soccorso. Questi programmi scansionano il tuo disco rigido e catalogano ogni foto trovata lì. Alcuni hanno anche la possibilità di catalogare le foto trovate su altri computer in rete o unità esterne. L'organizzazione di queste immagini varia da programma a programma, ma la maggior parte organizza le foto per data. Una funzione "parola chiave" ti consente di aggiungere "tag" alle tue foto - come un cognome, una posizione o una parola chiave specifici - per renderle facilmente reperibili in qualsiasi momento. Le mie foto di lapidi, ad esempio, sono etichettate con la parola "cimitero", più il nome del particolare cimitero, la posizione del cimitero e il cognome dell'individuo. Questo mi dà quattro modi diversi per trovare facilmente la stessa immagine.

Un ultimo metodo di organizzazione per i file digitali è quello di importarli tutti nel tuo programma software di genealogia. Foto e documenti digitalizzati possono essere aggiunti a molti programmi dell'albero genealogico attraverso una funzione di album. Alcuni possono anche essere collegati come fonti. E-mail e file di testo possono essere copiati e incollati nel campo delle note per le persone a cui appartengono. Questo sistema è bello se hai un piccolo albero genealogico, ma può diventare un po 'ingombrante se hai un gran numero di documenti e foto che si applicano a più di una persona.

Indipendentemente dal sistema organizzativo scelto per i file di genealogia del tuo computer, il trucco è usarlo in modo coerente. Scegli un sistema e seguilo e non avrai mai problemi a trovare di nuovo un documento. Un ultimo vantaggio della genealogia digitale: aiuta a eliminare un po 'di ingombro di carta!