Struttura di una lettera formale

Le lettere inglesi formali vengono rapidamente sostituite via e-mail. Tuttavia, la struttura delle lettere formale che impari può essere ancora applicata alle e-mail aziendali e ad altre e-mail formali. Segui questi suggerimenti per la struttura per scrivere e-mail commerciali efficaci e formali.

Uno scopo per ogni paragrafo

Primo paragrafo: Il primo paragrafo delle lettere formali dovrebbe includere un'introduzione allo scopo della lettera. È comune prima ringraziare qualcuno o presentarsi.

Caro signor Anders,

Grazie per aver dedicato del tempo a incontrarmi con me la scorsa settimana. Mi piacerebbe dare seguito alla nostra conversazione e avere alcune domande per te.

Paragrafi del corpo: Il secondo e il seguente paragrafo dovrebbero fornire le informazioni principali della lettera e basarsi sullo scopo principale del primo paragrafo introduttivo.

Il nostro progetto sta andando avanti come previsto. Vorremmo sviluppare un programma di formazione per il personale nelle nuove sedi. A tal fine, abbiamo deciso di affittare uno spazio nel centro fieristico commerciale locale. Il nuovo personale sarà formato dai nostri esperti in personale per tre giorni. In questo modo, saremo in grado di soddisfare la domanda fin dal primo giorno.

Paragrafo finale: Il paragrafo finale dovrebbe sintetizzare a breve l'intento della lettera formale e terminare con un invito all'azione.

Grazie per la considerazione dei miei suggerimenti. Non vedo l'ora di discutere ulteriormente la questione.

Dettagli della lettera formale

Apri con un'espressione di indirizzo formale, come ad esempio:

Gentile Sig., Sig.ra (Sig.ra, Signorina) - se conosci il nome della persona a cui stai scrivendo. Uso Caro Signore / Signora se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, o Per chi è coinvolto

Usa sempre Signorina per le donne, a meno che non sia specificamente richiesto l'uso Sig.ra o Perdere.

Inizia la tua lettera

Innanzitutto, fornire un motivo per scrivere. Se stai iniziando una corrispondenza con qualcuno su qualcosa o richiedi informazioni, inizia fornendo un motivo per scrivere:

• Ti scrivo per informarti di ...
• Sto scrivendo per chiedere / informarsi su ...
• Sto scrivendo per chiedere informazioni per le piccole imprese.
• Ti scrivo per informarti che non abbiamo ancora ricevuto il pagamento per ...

Spesso le lettere formali sono scritte per esprimere ringraziamenti. Ciò è particolarmente vero quando si scrive in risposta a una domanda di qualche tipo o quando si scrive per esprimere apprezzamento per un colloquio di lavoro, una referenza o altra assistenza professionale ricevuta. 

Ecco alcune utili frasi di gratitudine:

• Grazie per la tua lettera di (data) che ti informa su ...
• Vorremmo ringraziarvi per la vostra lettera di (data) che richiede / richiede informazioni su ...
• In risposta alla tua lettera di (data), vorremmo ringraziarti per il tuo interesse per ...

Esempi:

• Vorrei ringraziarvi per la vostra lettera del 22 gennaio che richiede informazioni sulla nostra nuova linea di tosaerba.
• In risposta alla tua lettera del 23 ottobre 1997, desideriamo ringraziarti per l'interesse dimostrato per la nostra nuova linea di prodotti.

Usa le seguenti frasi quando chiedi assistenza:

• Le sarei grato se potessi + verbo
• Ti dispiacerebbe + verbo + ing
• Sarebbe troppo chiedere che ...

Esempi:

• Le sarei grato se potessi inviarmi un opuscolo.
• Ti dispiacerebbe telefonarmi durante la prossima settimana?
• Sarebbe troppo chiedere che il nostro pagamento venga posticipato di due settimane?

Le seguenti frasi sono usate per offrire aiuto:

• Sarei felice di + verbo
• Saremo lieti di + verbo

Esempi:

• Sarei felice di rispondere a qualsiasi tua domanda.
• Saremo lieti di aiutarvi a trovare una nuova posizione.

Documenti allegati

In alcune lettere formali, dovrai includere documenti o altre informazioni. Usa le seguenti frasi per attirare l'attenzione su tutti i documenti allegati che potresti aver incluso.

• In allegato, trova + sostantivo
• In allegato troverai ... + sostantivo
• Alleghiamo ... + sostantivo

Esempi:

• In allegato troverai una copia della nostra brochure.
• In allegato una copia della nostra brochure.
• Alleghiamo una brochure.

Nota: se si sta scrivendo un messaggio di posta elettronica formale, utilizzare la fase: in allegato, per favore, troverai.

Commenti finali

Termina sempre una lettera formale con un invito all'azione o un riferimento a un risultato futuro che desideri. Alcune delle opzioni includono:

Un rinvio a un incontro futuro:

• Non vedo l'ora di incontrarti / vederti
• Non vedo l'ora di incontrarti la prossima settimana.

Un'offerta di ulteriore aiuto

• Non esitare a contattarmi per qualsiasi domanda in merito.
• Se hai bisogno di ulteriore assistenza, contattami.

Una firma formale

Firma la lettera con una delle seguenti frasi:

• Distinti saluti,
• cordiali saluti,

Meno formale

• Auguri.
• I migliori saluti.

Assicurati di firmare la tua lettera a mano seguita dal tuo nome digitato.

Formato blocco

Le lettere formali scritte in formato blocco posizionano tutto sul lato sinistro della pagina. Posiziona il tuo indirizzo o l'indirizzo della tua azienda nella parte superiore della lettera a sinistra (o usa la carta intestata della tua azienda) seguita dall'indirizzo della persona e / o della società a cui stai scrivendo, tutti posti sul lato sinistro della pagina. Premi il tasto Invio più volte e usa la data.

Formato standard

Nelle lettere formali scritte in formato standard posiziona il tuo indirizzo o l'indirizzo della tua azienda nella parte superiore della lettera a destra. Inserisci l'indirizzo della persona e / o dell'azienda che stai scrivendo sul lato sinistro della pagina. Posiziona la data sul lato destro della pagina in linea con il tuo indirizzo.