I fondamenti della stesura di una lettera commerciale di richiesta

Quando desideri chiedere a un'azienda ulteriori informazioni su un prodotto o servizio o per altre informazioni, scrivi una lettera di richiesta. Se scritti dai consumatori, questi tipi di lettere sono spesso in risposta a una pubblicità vista su un giornale, una rivista o un annuncio pubblicitario in televisione. Possono essere scritti, inviati via e-mail o e-mail. In un contesto business-to-business, i dipendenti di un'azienda possono scrivere domande per porre gli stessi tipi di domande su prodotti e servizi. Ad esempio, un rappresentante di un'azienda potrebbe desiderare informazioni sull'acquisto di prodotti all'ingrosso da un distributore, oppure una piccola impresa in crescita potrebbe aver bisogno di esternalizzare la contabilità e il libro paga e voler stipulare un contratto con un'azienda.

Per ulteriori tipi di lettere commerciali, puoi trovare esempi di diversi tipi di lettere commerciali per affinare le tue capacità per scopi commerciali specifici, come fare domande, adeguare i reclami, scrivere lettere di accompagnamento e altro.

Lettere cartacee

Per lettere cartacee dall'aspetto professionale, posiziona l'indirizzo della tua azienda o nella parte superiore della lettera (o usa la carta intestata della tua azienda) seguito dall'indirizzo dell'azienda a cui stai scrivendo. La data può essere posizionata a doppia spaziatura verso il basso (premi Invio / inserisci due volte) o verso destra. Se usi uno stile con la data a destra, rientri nei paragrafi e non inserire una linea di spazio tra di essi. Se mantieni tutto a filo a sinistra, non indentare i paragrafi e metti uno spazio tra loro.

Lascia una linea di spazio prima della chiusura e 4-6 linee di spazio per avere spazio per firmare a mano la lettera.

Richieste via e-mail

Se usi la posta elettronica, agli occhi del lettore è più facile avere dei paragrafi con una linea di spazio tra loro, quindi scarica tutto ciò che resta. L'email avrà automaticamente la data di quando è stata inviata, quindi non è necessario aggiungere la data e avrai bisogno solo di una riga di spazio vuoto tra la chiusura e il nome digitato. Inserisci le informazioni di contatto della tua azienda (come l'estensione del tuo telefono in modo che qualcuno possa contattarti facilmente) in fondo dopo il tuo nome. 

È facile essere troppo informali con la posta elettronica. Se vuoi apparire professionale nell'azienda in cui stai scrivendo, segui le regole e il tono della scrittura formale per ottenere i migliori risultati e rileggi la tua lettera prima di inviarla. È così facile eliminare un'e-mail, premere Invia subito e quindi scoprire un errore dopo aver riletto. Correggere gli errori prima di inviarli per fare una prima impressione migliore.

Lingua importante per una lettera di inchiesta commerciale

• La partenza: "Gentile signore o signora" o "A chi può interessare" (molto formale, usato quando non conosci la persona a cui stai scrivendo). Se conosci già il tuo contatto, è meglio che essere anonimo.
• Dare riferimento: "Con riferimento alla tua pubblicità (annuncio) in ..." o "Per quanto riguarda la tua pubblicità (annuncio) in ..." Dai al contesto dell'azienda il motivo per cui stai scrivendo, subito.
• Richiesta di un catalogo, brochure, ecc .: Dopo il riferimento, aggiungi una virgola e continua "potresti inviarmi informazioni su ..."
• Richiesta di ulteriori informazioni: Se hai altro che stai cercando, aggiungi "Vorrei anche sapere ..." o "Potresti dirmi se ..."
• Riepilogo invito all'azione: "Non vedo l'ora di avere tue notizie ..." o "Potresti per favore chiamarmi tra le ore di ..."
• Chiusura: Usa "Cordiali saluti" o "Distinti saluti" per chiudere.
• Firma: Aggiungi il tuo titolo sulla riga seguendo il tuo nome.

Una lettera di esempio cartacea

Il tuo nome
Il tuo indirizzo
Città, ST Zip

Nome commerciale
Recapito di lavoro
Città, ST Zip

12 settembre 2017

Per chi è coinvolto:

Con riferimento alla tua pubblicità di ieri New York Times, potresti inviarmi una copia del tuo ultimo catalogo? È disponibile anche online?

Aspetto tue notizie.

Distinti saluti,

(Firma)

Il tuo nome

Il tuo titolo di lavoro
Il nome della tua azienda