Messaggi efficaci di cattive notizie nella scrittura commerciale

Nella scrittura commerciale, a messaggio di cattive notizie è una lettera, un promemoria o e-mail che trasmette informazioni negative o spiacevoli che potrebbero deludere, turbare o addirittura irritare un lettore. Si chiama anche unmessaggio indiretto o a messaggio negativo.

I messaggi di cattive notizie includono rifiuti (in risposta a domande di lavoro, richieste di promozione e simili), valutazioni negative e annunci di modifiche alle politiche che non avvantaggiano il lettore.

Un messaggio di cattiva notizia inizia convenzionalmente con un carattere neutro o positivo buffer dichiarazione prima di introdurre informazioni negative o spiacevoli. Questo approccio è chiamato piano indiretto.

Esempi e osservazioni

• "È molto, molto peggio ricevere cattive notizie attraverso la parola scritta che qualcuno ti sta semplicemente dicendo, e sono sicuro che capisci il perché. Quando qualcuno ti dice semplicemente cattive notizie, le ascolti una volta, e questa è la fine "Ma quando le cattive notizie vengono scritte, in una lettera o in un giornale o sul braccio in un pennarello, ogni volta che le leggi, ti senti come se stessi ricevendo ripetutamente le cattive notizie". (Lemony Snicket, Rafano: verità amare che non puoi evitare. HarperCollins, 2007)

Esempio: rifiuto di una domanda di sovvenzione

A nome dei membri del comitato per la ricerca e la borsa di studio, grazie per aver presentato una domanda per il concorso di borse di ricerca e borsa di studio di quest'anno.

Mi dispiace segnalare che la tua proposta di sovvenzione era tra quelle che non erano state approvate per il finanziamento in primavera. Con la riduzione dei fondi delle sovvenzioni causata da tagli al bilancio e dal numero record di domande, temo che molte proposte valide non possano essere sostenute.

Anche se quest'anno non hai ricevuto una sovvenzione, confido che continuerai a perseguire opportunità di finanziamento sia interne che esterne.

Paragrafo introduttivo

• "Il paragrafo introduttivo nel messaggio di cattive notizie dovrebbe raggiungere i seguenti obiettivi: (1) fornire un buffer per attutire le cattive notizie che seguiranno, (2) far sapere al destinatario di cosa tratta il messaggio senza dichiarare l'ovvio e (3) servire da transizione nella discussione di ragioni senza rivelare le cattive notizie o indurre il destinatario ad aspettarsi buone notizie. Se questi obiettivi possono essere raggiunti in una frase, quella frase può essere il primo paragrafo. "(Carol M. Lehman e Debbie D Dufrene, Comunicazione d'affari, 15a ed. Thomson, 2008)

Paragrafo / i del corpo

• "Fornisci le cattive notizie nel corpo del messaggio. Dichiarale in modo chiaro e conciso e spiega le ragioni in modo breve e senza emozioni. Evita le scuse; indeboliscono la tua spiegazione o posizione. Cerca di incorporare le cattive notizie in un supporto, non nell'attualità, frase di un paragrafo. Inoltre, cerca di incorporarla in una clausola subordinata di una frase. Lo scopo non è di nascondere la cattiva notizia, ma di ammorbidirne l'impatto ". (Stuart Carl Smith e Philip K. Piele, Leadership scolastica: Manuale per l'eccellenza nell'apprendimento degli studenti. Corwin Press, 2006)

Chiusura

• "La chiusura di un messaggio contenente notizie negative dovrebbe essere cortese e utile. Lo scopo della chiusura è di mantenere o ricostruire la buona volontà ... La chiusura dovrebbe avere un tono sincero. Evitare chiusure abusate come In caso di domande, non esitare a chiamare... Offri al destinatario un'altra opzione ... Presentare un'altra opzione sposta l'enfasi dalle notizie negative a una soluzione positiva. "(Thomas L. Significa, Comunicazioni aziendali, 2a ed. Educazione sud-occidentale, 2009)