Come organizzare i tuoi file di genealogia

Mucchi di copie di vecchi documenti, stampe di siti web di genealogia e lettere di colleghi ricercatori di genealogia sono seduti in pile sulla scrivania, in scatole e persino sul pavimento. Alcuni sono persino mescolati con banconote e documenti scolastici dei tuoi figli. I tuoi documenti potrebbero non essere completamente disorganizzati: se ti viene chiesto qualcosa di specifico, probabilmente lo troverai, ma sicuramente non è un sistema di archiviazione che definiresti efficiente.

Che ci crediate o no, la soluzione è semplice come trovare un sistema organizzativo adatto alle vostre esigenze e abitudini di ricerca e poi farlo funzionare. Potrebbe non essere così semplice come sembra, ma lo è è fattibile e alla fine ti aiuterà a impedirti di girare le ruote e duplicare la ricerca.

Quale sistema di archiviazione è il migliore

Chiedi a un gruppo di genealogisti come organizzano i loro file e probabilmente otterrai risposte diverse quanti i genealogisti. Esistono numerosi sistemi di organizzazione genealogica popolari, tra cui raccoglitori, quaderni, file, ecc., Ma in realtà non esiste un sistema individuale "migliore" o "corretto". Tutti pensiamo e ci comportiamo in modo diverso, quindi alla fine la considerazione più importante nella configurazione del tuo sistema di archiviazione è che deve adattarsi al tuo stile personale. Il miglior sistema organizzativo è sempre quello che utilizzerai.

Domare il mostro di carta

Man mano che il tuo progetto genealogico avanza, scoprirai che hai numerosi documenti cartacei da archiviare per ogni individuo che stai cercando: documenti di nascita, documenti di censimento, articoli di giornale, testamenti, corrispondenza con altri ricercatori, stampe di siti Web, ecc. Il trucco è sviluppare un sistema di archiviazione che consenta di appoggiare facilmente le dita su uno di questi documenti in qualsiasi momento.

I sistemi di archiviazione genealogici comunemente usati includono:

• Per cognome: Tutti i documenti per un cognome individuale sono archiviati insieme.
• Per coppia o famiglia: Tutti i documenti relativi a marito e moglie o unità familiare sono archiviati insieme.
• Per linea familiare: Tutti gli articoli relativi a una specifica linea familiare sono archiviati insieme. Molti genealogisti iniziano iniziando con quattro di queste linee ancestrali - una per ciascuno dei loro nonni.
• Per evento: Tutti gli articoli relativi a uno specifico tipo di evento (ad es. Nascita, matrimonio, censimento, ecc.) Sono archiviati insieme.

A partire da uno dei quattro sistemi sopra menzionati, puoi quindi organizzare ulteriormente i tuoi documenti nelle seguenti categorie:

• Per posizione: I documenti vengono prima raggruppati per uno dei quattro sistemi di classificazione genealogica sopra elencati, quindi ulteriormente suddivisi per paese, stato, contea o città per riflettere la migrazione del tuo antenato. Ad esempio, se scegli il metodo del cognome, prima raggrupperesti tutti gli antenati CRISP, quindi suddividerai ulteriormente le pile in CRISP dell'Inghilterra, CRISP della Carolina del Nord e CRISP del Tennessee.
• Per tipo di record: I documenti vengono prima raggruppati per uno dei quattro sistemi di classificazione genealogica sopra elencati, e quindi ulteriormente suddivisi per tipo di record (ad esempio documenti di nascita, documenti di censimento, testamenti, ecc.).

Raccoglitori, cartelle, quaderni o computer

Il primo passo per avviare un sistema organizzativo è decidere la forma fisica di base per l'archiviazione (le pile non contano!): Cartelle di file, quaderni, raccoglitori o dischi di computer.

• Classificatore e cartelle di file: Le cartelle di file, probabilmente lo strumento organizzativo più popolare per i genealogisti, sono economiche, molto portatili e possono contenere facilmente documenti di forme e dimensioni diverse. Quando vengono rilasciate, tuttavia, le cartelle di file possono diventare un bel pasticcio - con i fogli gettati fuori servizio e forse fuori posto. Le cartelle di file facilitano la consultazione dei documenti, ma è necessario essere diligenti nell'assicurarsi che la carta venga rimessa da dove proviene. Una volta generata molta carta, tuttavia, il sistema di cartelle di file è il più flessibile ed espandibile.
• leganti: Se sei qualcuno a cui piace davvero tenere insieme le cose in un unico posto, organizzare i tuoi dati di genealogia stampati in raccoglitori potrebbe essere una buona opzione per te. Questo metodo standardizza i tuoi documenti genealogici in un formato di carta di dimensioni regolari. I documenti che non si desidera perforare a tre fori possono essere aggiunti in buste di polipropilene. I leganti sono portatili e non richiedono un classificatore, tuttavia, se fai molte ricerche genealogiche potresti scoprire che i leganti alla fine diventano troppo ingombranti da soli.
• Dischi, CD e DVD del computer: La trascrizione o la scansione di documenti genealogici nel computer può risparmiare un po 'di spazio e i sistemi organizzativi computerizzati possono accelerare notevolmente compiti noiosi come l'ordinamento e il riferimento incrociato. Anche la qualità del CD-ROM è notevolmente migliorata, presumibilmente a tempo indeterminato in condizioni di conservazione adeguate. Ma i tuoi discendenti tra 100 o più anni avranno un computer in grado di leggerli? Se si sceglie di utilizzare il computer come sistema organizzativo primario, considerare anche la creazione e la conservazione di copie o stampe di documenti importanti.

Una volta che inizi a organizzare il tuo disordine genealogico, probabilmente scoprirai che una combinazione di metodi di archiviazione funziona meglio. Alcune persone, ad esempio, usano i raccoglitori per organizzare cartelle di famiglia e file "comprovate" per ricerche varie su connessioni non provate, ricerche di quartiere o di località e corrispondenza. È importante tenere presente che l'organizzazione è e sarà sempre un lavoro in corso.

Organizzare la tua genealogia usando le cartelle di file

Per impostare e utilizzare le cartelle di file per organizzare i record della genealogia sono necessari i seguenti materiali di base:

1. Un classificatore o scatole di file con i coperchi. Le scatole devono essere robuste, preferibilmente in plastica, con bordi o scanalature interne orizzontali per file sospesi di dimensioni letterali.
2. Cartelle di file sospese colorate di dimensioni lettere in blu, verde, rosso e giallo. Cerca quelli con schede di grandi dimensioni. Puoi anche risparmiare un po 'di soldi qui acquistando invece cartelle di file sospese verdi standard e usando etichette colorate per la codifica a colori.
3. Cartelle Manila. Questi dovrebbero avere schede leggermente più piccole rispetto alle cartelle sospese dei file e dovrebbero avere piani rinforzati per durare nel tempo.
4. Penne. Per risultati ottimali, utilizzare una penna con punta ultra fine, pennarello e inchiostro nero, permanente e privo di acidi.
5. Evidenziatori. Acquista evidenziatori in azzurro, verde chiaro, giallo e rosa (non usare il rosso perché è troppo scuro). Anche le matite colorate funzionano.
6. Etichette per cartelle di file. Queste etichette dovrebbero avere strisce blu, verdi, rosse e gialle lungo la parte superiore e adesivo permanente sul retro.

Dopo aver assemblato i materiali di consumo, è tempo di iniziare con le cartelle dei file. Usa cartelle di file colorate differenti per i lignaggi di ciascuno dei tuoi quattro nonni - in altre parole, tutte le cartelle create per gli antenati di un nonno saranno contrassegnate con lo stesso colore. I colori selezionati dipendono da te, ma le seguenti opzioni di colore sono le più comuni:

• BLU - antenati di tuo nonno paterno (padre del padre)
• VERDE - antenati di tua nonna paterna (madre del padre)
• ROSSO - antenati di tuo nonno materno (padre della madre)
• GIALLO - antenati di tua nonna materna (madre della madre)

Usando i colori come indicato sopra, crea una cartella separata per ciascun cognome, scrivendo i nomi sull'inserto della scheda del file sospeso con il pennarello nero permanente (o stampando gli inserti sulla tua stampante). Quindi appendi i file in ordine alfabetico nella casella o nell'armadietto per colore (cioè metti i blu in ordine alfabetico in un gruppo, i verdi in un altro gruppo, ecc.).

Se sei nuovo nella ricerca genealogica, questo potrebbe essere tutto ciò che devi fare. Se hai accumulato molte note e fotocopie, tuttavia, è ora il momento di suddividere. Qui è dove devi scegliere come organizzare i tuoi file. I due metodi più popolari discussi a pagina 1 di questo articolo sono:

1. di Cognome (ulteriormente suddiviso in base alla località e / o al tipo di record)
2. di Coppia o gruppo familiare

Le istruzioni di base per l'archiviazione sono le stesse per ciascuna, la differenza sta principalmente nel modo in cui sono organizzate. Se non sei ancora sicuro di quale metodo funzionerà meglio per te, prova a utilizzare il metodo Cognome per un cognome e il metodo Gruppo familiare per una o due famiglie. Scopri quale si adatta meglio a te o sviluppa la tua combinazione dei due.

Metodo del gruppo familiare

Crea un foglio di gruppo familiare per ogni coppia di sposi elencata nella tua tabella genealogica. Quindi imposta le cartelle manila per ciascuna delle famiglie inserendo un'etichetta colorata nella scheda della cartella dei file. Abbina il colore dell'etichetta al colore della linea familiare appropriata. Su ogni etichetta, scrivi i nomi della coppia (usando il cognome da nubile per la moglie) e i numeri dalla tua tabella di razza (la maggior parte delle carte di razza utilizza il sistema di numerazione ahnentafel). Esempio: James OWENS e Mary CRISP, 4/5. Quindi posiziona queste cartelle della famiglia manila nelle cartelle sospese per il cognome e il colore appropriati, disposti in ordine alfabetico in base al nome del marito o in ordine numerico in base ai numeri della tua tabella genealogica.

Nella parte anteriore di ogni cartella manila, allega il record del gruppo familiare della famiglia da utilizzare come sommario. Se c'è stato più di un matrimonio, crea una cartella separata con un registro del gruppo familiare l'uno per l'altro. Ogni cartella della famiglia dovrebbe includere tutti i documenti e le note del momento del matrimonio di una coppia. I documenti relativi agli eventi precedenti al matrimonio dovrebbero essere archiviati nelle cartelle dei genitori, come certificati di nascita e registri del censimento familiare.

Cognome e metodo di registrazione

Prima di tutto, ordina i file per cognome, quindi crea cartelle manila per ciascuno dei tipi di record per i quali disponi di documenti mettendo un'etichetta colorata nella scheda della cartella dei file, facendo corrispondere il colore dell'etichetta al cognome. Su ogni etichetta, scrivi il nome del cognome, seguito dal tipo di record. Esempio: CRISP: Censimento, CRISP: Land Records. Quindi posizionare queste cartelle della famiglia manila nelle cartelle sospese per il cognome e il colore appropriati, disposti in ordine alfabetico in base al tipo di record.

Nella parte anteriore di ogni cartella manila, crea e allega un sommario che indicizza il contenuto della cartella. Quindi aggiungere tutti i documenti e le note che corrispondono al cognome e al tipo di record.