Minuti in scrittura commerciale

Nella scrittura commerciale,i verbali sono la registrazione scritta ufficiale di una riunione. I minuti sono generalmente scritti nel semplice passato. Servono come una registrazione permanente degli argomenti considerati, conclusioni raggiunte, azioni intraprese e incarichi assegnati. Sono anche una registrazione di quali persone hanno contribuito alla riunione in termini di nuove idee e di come tali idee sono state ricevute. In caso di votazione nel corso di una riunione, il verbale serve a registrare chi ha votato e chi ha votato contro una proposta, che può essere presa in considerazione in futuro quando le conseguenze dell'attuazione o del rifiuto di tale proposta si concretizzeranno.

Chi prende i minuti?

Alcuni minuti sono conservati da un segretario alla registrazione, un dipendente specificamente incaricato di prendere minuti, tenere tutti i registri e i file, tenere traccia delle presenze e dei voti, e riferire alle parti designate appropriate (ad esempio un consiglio di amministrazione o la direzione di un'azienda) ). Tuttavia, i verbali possono essere conservati da qualsiasi persona presente a una riunione e sono generalmente distribuiti a tutti i membri dell'unità rappresentati alla riunione.

Le parti principali dei verbali delle riunioni

Molte organizzazioni utilizzano un modello standard o un formato speciale per conservare i minuti e l'ordine delle parti può variare.

• Intestazione-Il nome del comitato (o della business unit) e la data, il luogo e l'ora di inizio della riunione.
• I partecipanti-Il nome della persona che conduce la riunione insieme ai nomi di tutti coloro che hanno partecipato alla riunione (compresi gli ospiti) e di coloro che sono stati esonerati dal partecipare.
• Approvazione dei minuti precedenti-Una nota sull'approvazione del verbale della riunione precedente e sull'eventuale correzione.
• Oggetti d'azione-Un rapporto su ogni argomento discusso durante l'incontro. Questo può includere affari incompiuti della riunione precedente. (Per ogni elemento, prendere nota dell'oggetto della discussione, il nome della persona che ha guidato la discussione e tutte le decisioni che potrebbero essere state prese.)
• Annunci-Un rapporto su tutti gli annunci fatti dai partecipanti, inclusi gli argomenti all'ordine del giorno proposti per la prossima riunione.
• Prossimo incontro-Una nota su dove e quando si terrà la prossima riunione.
• Aggiornamento-Una nota sull'ora in cui l'incontro è terminato.
• Linea firma-Il nome della persona che ha preparato il verbale e la data di presentazione.

osservazioni

"Nella redazione del verbale, sii chiaro, comprensivo, obiettivo e diplomatico. Non interpretare ciò che è accaduto; semplicemente segnalalo. Poiché le riunioni raramente seguono perfettamente l'ordine del giorno, potresti trovare difficile fornire una registrazione accurata della riunione. Se necessario, interrompere la discussione per richiedere chiarimenti.

"Non registrare scambi emotivi tra i partecipanti. Poiché i verbali sono la registrazione ufficiale dell'incontro, vuoi che riflettano positivamente sui partecipanti e sull'organizzazione."
(A partire dal "Comunicazione tecnica,"Nona Edizione di Mike Markel)

Linee guida per la redazione di verbali delle riunioni

• La persona che redige il verbale dovrebbe avere la capacità di farlo in tempo reale man mano che la riunione avanza in modo che il prodotto finito sia in forma quasi definitiva entro la fine della riunione.
• Il processo verbale dovrebbe concentrarsi sui risultati e sulle azioni orientate agli obiettivi.
• I buoni minuti sono brevi e pertinenti. Non sono resoconti testuali, ma piuttosto riassunti concisi e coerenti. I riassunti dovrebbero includere punti di accordo e disaccordo, ma non richiedono tutti gli ultimi dettagli.
• I verbali possono essere utilizzati come materiale di partenza per un rapporto o un memo, tuttavia, devono essere scritti allo scopo di ricapitolare gli eventi per coloro che hanno partecipato a una riunione, piuttosto che per coloro che non lo hanno.
• Il processo verbale deve essere completato e distribuito prontamente dopo una riunione (la regola generale è entro un giorno o due).

fonte

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "L'Enciclopedia della leadership: una guida pratica alla leadership popolare."McGraw-Hill, 2001