Che cos'è un memorandum? Definizione ed esempi

Un memorandum, più comunemente noto come a promemoria, è un breve messaggio o record utilizzato per la comunicazione interna in un'azienda. Una volta che la forma principale di comunicazione scritta interna, i memorandum sono diminuiti in uso dall'introduzione della posta elettronica e di altre forme di messaggistica elettronica; tuttavia, essere in grado di scrivere memo chiari può sicuramente aiutarti a scrivere e-mail aziendali interne, poiché spesso hanno lo stesso scopo.

Scopo dei promemoria

I promemoria possono essere utilizzati per comunicare rapidamente con un vasto pubblico qualcosa di breve ma importante, come cambiamenti procedurali, aumenti di prezzo, aggiunte di polizze, programmi delle riunioni, promemoria per i team o riepiloghi dei termini dell'accordo, ad esempio.

Scrivere memo efficaci

La stratega delle comunicazioni Barbara Diggs-Brown afferma che un memo efficace è "breve, conciso, altamente organizzato e mai in ritardo. Dovrebbe anticipare e rispondere a tutte le domande che un lettore potrebbe avere. Non fornisce mai informazioni inutili o confuse".

Sii chiaro, sii concentrato, sii breve ma completo. Prendi un tono professionale e scrivi come se il mondo potesse leggerlo, cioè non includere alcuna informazione troppo sensibile per essere vista da tutti, specialmente in questa era di copia e incolla o "fai clic e avanti".

Formato

Inizia con le basi: a chi è indirizzato l'articolo, la data e l'oggetto. Inizia il corpo del memo con uno scopo chiaro, indica ciò che devi sapere ai lettori e, se necessario, concludi con ciò che devi fare ai lettori. Ricorda che i dipendenti possono semplicemente sfogliare il promemoria alla ricezione, quindi usa brevi paragrafi, sottotitoli e, dove puoi, usa gli elenchi. Questi sono "punti di accesso" per l'occhio, in modo che il lettore possa rimandare facilmente alla parte del memo di cui ha bisogno.

Non dimenticare di correggere le bozze. Leggere ad alta voce può aiutarti a trovare parole lasciate cadere, ripetizioni e frasi scomode.

Promemoria di esempio sulla modifica del programma di stampa

Ecco un promemoria interno di esempio di una casa editrice fittizia che informa i dipendenti sulle imminenti modifiche del programma dovute a una vacanza del Ringraziamento. La produzione avrebbe anche potuto inviare promemoria separati anche a dipartimenti separati, specialmente se ci fossero più dettagli di cui ciascun dipartimento aveva bisogno e che non sarebbero stati pertinenti agli altri dipartimenti.

A: tutti i dipendenti

Da: E.J. Smith, responsabile della produzione

Data: 1 novembre 2018

Oggetto: Modifica del programma di stampa del Ringraziamento

La produzione vorrebbe ricordare a tutti che la festa del Ringraziamento influenzerà le nostre scadenze di stampa questo mese. Eventuali pagine cartacee che normalmente sarebbero uscite alla stampante tramite UPS di giovedì o venerdì durante la settimana dovranno uscire da 15:00 mercoledì 21 novembre.

Vendite di annunci e dipartimenti editoriali

• Assicurati che chiunque ti invii testo o immagini per la pubblicazione non sarà in vacanza la settimana del 19. Stabilisci le scadenze prima per qualsiasi cosa venga dall'esterno. 
• Tieni presente che la fotografia interna e i grafici avranno più lavoro e meno tempo per farlo, quindi ti preghiamo di indirizzare il tuo lavoro al reparto appropriato prima del normale.
• Si prega di non inviare lavori "urgenti" dopo il 16 novembre. Eventuali articoli a breve termine necessari La settimana del Ringraziamento non può essere garantita per il completamento entro le scadenze precedenti e deve passare attraverso la scrivania dello schedulatore per l'approvazione prima di essere assegnata. Sii presto invece.

Dipartimenti di fotografia e grafica

• A tutti i membri del dipartimento artistico sarà consentito di fare gli straordinari durante il mese di novembre, in base alle necessità per far fronte allo scricchiolio dell'inizio delle festività e alle scadenze precedenti. 

Grazie in anticipo, a tutti, per il vostro aiuto nel reperire i materiali il prima possibile e la vostra considerazione per il personale del reparto produzione.

Promemoria di esempio di una riunione

Quella che segue è una nota fittizia per organizzare un incontro con i membri di una squadra che stanno tornando da una fiera.

A: Team fieristico

Da: C.C. Jones, supervisore del marketing

Data: 10 luglio 2018

Oggetto: Riunione di ritorno alla fiera

Al tuo ritorno al lavoro venerdì 20 luglio, dalla fiera, organizziamo un incontro di mezzogiorno nella sala riunioni dell'ala est per esaminare come è andato lo spettacolo. Pianifichiamo di discutere di cosa ha funzionato bene e cosa no, come ad esempio:

• Numero di giorni di presenza
• Quantità e tipi di materiali di marketing forniti
• Display dello stand
• Come sono stati ricevuti gli omaggi
• La posizione della cabina e il traffico in diversi momenti della giornata
• Ciò che ha suscitato interesse nei passanti
• Livelli di personale dello stand

So che quando torni da una fiera hai un milione di cose da seguire, quindi terremo la riunione a 90 minuti o meno. Per favore, vieni preparato con il tuo feedback e le critiche costruttive sugli aspetti di marketing dello spettacolo. Il feedback dei clienti esistenti e i nuovi lead dei clienti verranno trattati in una riunione separata con i team di prodotto e di vendita. Grazie per il tuo lavoro allo spettacolo.

fonte

Diggs-Brown, Barbara. La PR Styleguide. 3a edizione, Cengage Learning, 2012.